Wstęp
Dokumentacja stanowi nieodłączny element procesu importu oraz eksportu. Właściwe przygotowanie i zarządzanie dokumentami jest kluczowe dla zapewnienia płynności procesów celnych i uniknięcia opóźnień. Wykaz niezbędnych dokumentów w imporcie i eksporcie (z uwzględnieniem różnych procedur celnych w przywozie i wywozie) znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 8 września 2016 w sprawie zgłoszeń celnych – rozdział 8. Poniżej wymieniamy i omawiamy tylko niektóre:
1.Dokument określający wartość towaru.
W imporcie może to być np. faktura bądź umowa kupna-sprzedaży, w eksporcie w przypadku braku faktury może to być faktura prowizoryczna bądź faktura pro forma i inne.
W przypadku towarów wysyłanych np. w stanie rozmontowanym, kilkoma środkami transportu, dopuszcza się użycia jednej faktury zbiorczej, jednak wymaga się wówczas, aby każdej osobnej przesyłce towarzyszyła specyfikacja określająca wykaz elementów i ich wartość cząstkową. W przypadku faktur ustawa określa informacje jakie, co najmniej, powinna zawierać.
2. Specyfikacja (packing list).
Packing list, to szczegółowy wykaz towarów zawarty w przesyłce.
Dokument ten jest niezbędny w sytuacji, gdy faktura nie dostarcza wystarczających informacji o składzie ładunku.
3.Dokumenty potwierdzające pochodzenie.
Pochodzenie towaru ma kluczowe znaczenie zarówno pod kątem sankcji (np. towary z Rosji), jak i pod kątem możliwości zastosowania preferencyjnych stawek celnych. Może to być osobny dokument np. świadectwo pochodzenia EUR1 lub deklaracja eksportera/upowaznionego eksportera, sporządzona na dokumencie handlowym.
Należy pamiętać, że Unia Europejska ma podpisane różne umowy z krajami/grupami krajów i formy dokumentów potwierdzających preferencyjne pochodzenie mogą one być różne w zależności od kraju eksportu/importu.
4.Pozwolenia, zezwolenia i inne dokumenty jeżeli są wymagane.
W zależności od rodzaju towaru z jakim mamy do czynienia, może powstać obowiązek posiada pozwolenia/zezwolenia lub posiadania innych wymaganych dokumentów.
– Przykładem pozwolenia jest np. pozwolenie na końcowe użycie (END USE). Dotyczy to zarówno importu jak i eksportu.
– przykładem zezwolenia jest np zezwolenie na wywóz towarów podwójnego zastosowania.
– inne dokumenty np.dotyczące bezpieczeństwa produktów – deklaracja zgodności UE.
5.Dokumenty niezbędne do klasyfikacji towarowej.
W przypadku niektórych towarów, w celu dokonania prawidłowej klasyfikacji towarowej, konieczne są dodatkowe dokumenty/certyfikaty wystawione przez producenta, określające skład towaru, jego parametry oraz proces produkcji.
Podsumowanie.
Odpowiednie przygotowanie i zarządzanie dokumentacją celną jest niezbędne dla efektywnego procesu importu oraz eksportu. Każdy dokument pełni istotną rolę i zawiera inny zakres informacji niezbędnych do obliczenia należności celno-podatkowych, potwierdzających rodzaj towaru i jego pochodzenie. Współpraca z Agencją Celną Portalls sp z.o.o. daje pewność, że dokumentacja jest kompletna, dokładna i zgodna z obowiązującymi przepisami, co pozwoli uniknąć opóźnień i potencjalnych problemów na granicy.