POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
W PORTALLS SP. Z O.O. Z SIEDZIBĄ W MŁYNACH
(POLITYKA PRYWATNOŚCI)

1

DEFINICJE

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.,
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Administrator Danych Osobowych (ADO) – podmiot, który decyduje o środkach i celach przetwarzania danych osobowych.

Przetwarzanie – operacje na danych osobowych takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Dane osobowe – rozumie się przez to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”).

Osoba, której dane dotyczą – rozumie się przez to każdą osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora Danych Osobowych.

2

WPROWADZENIE

Zapewniając bezpieczeństwo i poufność powierzonych danych osobowych poprzez ochronę interesów oraz praw osób, których dane dotyczą, a także przyjmując postanowienia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, a także Ustawy z dnia 10 maja 2018 r., o ochronie danych osobowych oraz wydane w ich oparciu przepisy szczególne innych Ustaw i aktów wykonawczych, PORTALLS Sp. z o.o. z siedzibą w Młynach, Młyny 114, 37 – 552 Młyny zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców w Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000879730 dla której akta rejestrowe są przechowywane przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego posiadająca numer NIP 7831829880 oraz REGON 387979892, (dalej „PORTALLS”) wprowadza niniejszą Politykę Prywatności. Dokument ma w szczególności na celu spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą tj. zagwarantowanie skutecznej realizacji praw i wolności podmiotów danych.

3

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Realizując zasady określone w RODO, a w szczególności zasady integralności i poufności oraz rozliczalności przetwarzania danych osobowych, PORTALLS wdrożyła zabezpieczenia techniczne
i organizacyjne gwarantujące ochronę praw osób, których dane dotyczą m.in. poprzez umożliwienie wykonywania czynności na danych tylko i wyłącznie osobom upoważnionym przez ADO, dobór podmiotów świadczących usługi na rzecz PORTALLS, które spełniają wymagania określone w RODO, zabezpieczenie infrastruktury informatycznej przed nieuprawnionym dostępem czy też monitorowanie i rejestrowanie czynności przetwarzania. PORTALLS kontroluje stosowane rozwiązania techniczne
i organizacyjne i regularnie dostosowuje je do ewentualnych zagrożeń.

4

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest PORTALLS Sp. z o.o. z siedzibą w Młynach,  Młyny 114,
37 – 552 Młyny, NIP 7831829880, REGON 387979892 oraz KRS 0000879730. Z Administratorem Danych osobowych można się kontaktować:

• listownie, na adres: Młyny 114, 37 – 552 Młyny,
• za pośrednictwem poczty e – mail, na adres: biuro@portalls.pl,
• osobiście w siedzibie Administratora danych osobowych: Młyny 114, 37 – 552 Młyny.

5

PODSTAWY PRAWNE I CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

KLIENCI

Dane osobowe będą przetwarzane w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz w celu realizacji umowy w zakresie kompleksowej obsługi zgłoszenia celnego tj. wykonania niezbędnych czynności wynikających z przepisów obowiązującego prawa oraz dopełnienia wszelkich formalności związanych z procedurą odprawy celnej.  (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych wynika z art. 18 i 19 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 952/2013 z dnia 9 października 2013 r., ustanawiające Unijny Kodeks Celny.

Dane osobowe będą także przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa związanych z przedmiotem obsługi celnej np. wykonywania zgłoszeń celnych, zawierania i wykonania określonych umów: spedycji, transportu, magazynowania przesyłek, jak również obowiązków związanych z bieżącą działalnością PORTALLS np. wystawiania
i przechowywania właściwych dokumentów księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – obowiązek prawny ciążący na ADO.

Dodatkowo PORTALLS będzie przetwarzał dane osobowe w ramach swojego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest m.in. ustalenie, dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami.

ZLECENIOBIORCY/ USŁUGODAWCY

Dane osobowe będą przetwarzane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz realizacji umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, wypełnienia obowiązku prawnego spoczywającego na Administratorze danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa art. 6 ust. 1 lit. c) RODO tj. m.in. PORTALLS może również przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami wynikłymi na tle realizacji umowy. W takim przypadku dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. w związku z prawnie uzasadnionym interesem PORTALLS.

KORESPONDENCJA E – MAIL

Dane osobowe przetwarzane będą do celów związanych z prowadzoną korespondencją
w zależności od jej zakresu m.in. w celu obsługi klientów (np. odpowiedzi na zapytania). Przetwarzanie danych osobowych będzie odbywało się  kolejno na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – tj. realizacji umowy bądź  art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. w związku z prawnie uzasadnionym interesem ADO, którym jest dbałość o prawidłowe wykonywanie usług świadczonych przez ADO oraz przedstawianie
(na wyraźne żądanie) ofert handlowych usług realizowanych przez PORTALLS. Dane osobowe mogą być również przetwarzane w przypadku dochodzenia praw oraz obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko PORTALLS.

KONTAKT TELEFONICZNY

W przypadku kontaktu telefonicznego np. w celu zapoznania się z ofertą usług ADO, dane osobowe będą przetwarzane w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. w związku z prawnie uzasadnionym interesem ADO, którym jest przedstawianie ofert handlowych usług realizowanych przez PORTALLS. ADO lub upoważniony pracownik może poprosić o podanie danych umożliwiających identyfikację osoby jeżeli powstanie taka konieczność w ramach żądania sporządzenia i przesłania oferty.

SOCIAL MEDIA

W przypadku gdy, osoba której dane dotyczą dokonała subskrypcji fanpage PORTALLS poprzez kliknięcie ikony „Lubię to”, „Obserwuj” lub „Subskrybuj”, lub opublikowała komentarz pod którymkolwiek z postów na fanpage’u, ADO będzie przetwarzał dane osobowe w celu prowadzenia fanpage na danym portalu społecznościowym, na warunkach oraz na zasadach określonych przez dany serwis internetowy oraz informowania za jego pomocą o aktywności PORTALLS, promowaniu organizowanych wydarzeń, produktów oraz usług, w celu komunikacji za pośrednictwem dostępnych funkcjonalności danego serwisu (komentarze, chat, wiadomości etc.), w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz w celach analitycznych dotyczących analiz funkcjonowania, popularności, sposobu korzystania z fanpage’a na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO – prawnie uzasadniony interes ADO.

W ramach powyższego ADO informuje, iż dane osobowe są pozyskiwane od konkretnego serwisu społecznościowego za pośrednictwem, którego dokonano kliknięcia właściwej ikony „Lubię to”, „Obserwuj” lub „Subskrybuj” lub wpisów dokonanych na fanpage’u na danym portalu. ADO będzie przetwarzał podstawowe dane identyfikacyjne tj. imię i nazwisko w zakresie opublikowanym przez osobę której dane dotyczą na profilu danego serwisu społecznościowego oraz anonimowe dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających fanpage’a, które są gromadzone dzięki „plikom cookies”, z których każdy zawiera niepowtarzalny kod użytkownika, który można powiązać z danymi połączenia użytkownika zarejestrowanego w serwisie internetowym, a który zostaje pobrany i przetworzony
w chwili otwarcia fanpage’a.

REKRUTACJA

W przypadku złożenia/przesłania do PORTALLS CV lub listu motywacyjnego, dane osobowe będą przetwarzane w związku z prowadzoną rekrutacją oraz podjęciem przez ADO czynności przed zawarciem umowy, a także w związku z obowiązkami prawnymi spoczywającymi na PORTALLS, które wynikają z Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r., Kodeks pracy. W przypadku gdy ADO będzie potrzebował dodatkowych danych (poza danymi określonymi w art. 22¹ § 1 i 3 Ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy), ADO będzie je przetwarzał tylko i wyłącznie na podstawie uprzednio udzielonej zgody, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. ADO będzie przetwarzał dane osobowe również na potrzeby przyszłych rekrutacji, jednakże tylko i wyłącznie w sytuacji gdy uzyska na takie działania pozwolenie
w postaci odpowiedniej zgody, wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą.

7

PRAWO DO COFNIĘCIA ZGODY

Osoba, której dane dotyczą ma prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych udzielonej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność
z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem. Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymaga jego złożenia w formie pisemnej na adres: Młyny 114, 37 – 552 Młyny, elektronicznej na adres poczty e – mail: biuro@portalls.pl lub osobiście w siedzibie Administratora danych osobowych.

8

ODBIORCY DANYCH

Przetwarzane przez ADO dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na podstawie zawartych umów powierzenia m.in. podmiotom świadczącym usługi księgowe lub audytowe, a także podmiotom świadczącym usługi teleinformatyczne (np. utrzymanie systemów informatycznych).

Dane osobowe mogą być przekazywane innym administratorom danych przetwarzającym dane osobowe we własnym imieniu w oparciu o przepisy obowiązującego prawa (w zależności od rodzaju towaru będącego przedmiotem obsługi celnej) m.in. Głównemu Inspektoratowi Sanitarnemu, Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa, Urzędom Celno – Skarbowym, Głównemu Inspektoratowi Weterynarii, Inspekcji Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych, jak również innym podmiotom w związku z działalnością realizowaną przez PORTALLS tj. podmiotom świadczącym usługi ubezpieczeniowe, podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, oraz realizującym płatności, podmiotom uprawnionym, w przypadku gdy wykażą interes prawny lub faktyczny w otrzymaniu danych osobowych np. Sądy, Prokuratura, Komornicy sądowi czy Policja.

ADO może przekazywać dane osobowe do państw trzecich, tj. krajów znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dane mogą być przekazywane wyłącznie do państw trzecich lub podmiotów w stosunku do których decyzją Komisji Europejskiej stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych. Lista państw co do których Komisja Europejska wydała decyzję potwierdzającą, że państwo trzecie zapewnia odpowiedni stopień ochrony znajduje się pod linkiem:

https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en

W razie braku decyzji Komisji Europejskiej, stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony określonej
w art. 45 ust. 3 RODO dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego wyłącznie na podstawie: wiążących reguł korporacyjnych, standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez polski organ nadzorczy
i zatwierdzonych przez Komisję, zatwierdzonego kodeksu postępowania lub zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji (art. 46 RODO).

W razie braku decyzji Komisji Europejskiej, stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony określonej
w art. 45 ust. 3 RODO lub braku odpowiednich zabezpieczeń określonych w art. 46 RODO, w tym wiążących reguł korporacyjnych Administrator danych osobowych będzie przetwarzał dane osobowe tylko i wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody na takie przekazanie do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, informując jednocześnie o uprzednim ryzyku wiążącym się z takim przekazaniem na podstawie art. 49 ust. 1 lit. a) RODO. W związku z przekazaniem danych poza EOG mogą Państwo zażądać informacji o stosownych zabezpieczeniach w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia kontaktując się z ADO na dane wskazane w pkt 4 powyżej.

9

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH

PORTALLS przetwarza dane osobowe przy uwzględnieniu podstawy prawnej oraz celu przetwarzania przy zachowaniu okresów przetwarzania danych osobowych, a także:

• jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), ADO przetwarza dane osobowe do czasu jej wycofania.
• jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO tj. w celu realizacji umowy bądź podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy ADO przetwarza dane do czasu jej realizacji (chyba, że obowiązek dalszego przetwarzania wynika z obowiązujących przepisów prawa).
• gdy przetwarzanie danych osobowych określają przepisy obowiązującego prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wówczas ADO przetwarza dane osobowe przez okres wynikający z tych właściwych przepisów (w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów celnych, przewozowych oraz księgowych).
• jeżeli PORTALLS przetwarza dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu
  (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), wtedy dane osobowe są przetwarzane aż do realizacji tego interesu, lub do czasu zgłoszenia sprzeciwu. Okres przetwarzania danych może być wydłużony w sytuacji gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

Po realizacji ostatniego z celów, dla którego dane zostały pozyskane, dane osobowe są niezwłocznie usuwane lub archiwizowane przy uwzględnieniu właściwych przepisów RODO.

10

ZAKRES PRZYSŁUGUJĄCYCH PRAW

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez PORTALLS oraz w celu zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania, ADO informuje o prawach, które przysługują osobom których dane dotyczą:

• Prawo dostępu do danych, w tym prawo do uzyskania kopii danych – ADO przekazuje osobie której dane dotyczą informacje o celach i podstawach prawnych przetwarzania, a także
  o zakresie danych, które są przetwarzane. ADO przekazuje ponadto kopię danych osobie występującej z żądaniem przekazania kopii danych,
• –  osoba, której dane dotyczą może żądać od ADO usunięcia danych, w sytuacji gdy jej zdaniem nie służą one realizacji żadnego celu przetwarzania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – ADO zaprzestaje przetwarzania danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania działań uzgodnionych z osobą, której dane dotyczą, w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub przetwarzane są niezgodnie z prawem, a także przypadkach gdy ADO nie potrzebuje zgromadzonych danych ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą do ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami bądź na czas wniesionego sprzeciwu względem przetwarzania,
• Prawo do wniesienia sprzeciwu – osoba, której dane dotyczą może w każdym czasie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, chyba że ADO wykaże istnienie ważnych – prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania,
• Prawo do przenoszenia danych – osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać od ADO dane jej dotyczące w formacie, który daje możliwość odczytania danych przez komputer. Osoba, której dane dotyczą ma prawo również do żądania przesłania tych danych (jeżeli możliwości techniczne na to pozwolą) innemu podmiotowi.

ADO nie jest zobowiązany do realizacji wszystkich ww. uprawnień, w każdym zakresie i w każdym przypadku. Konkretne uprawnienia przysługują bowiem w zależności od tego na jakiej podstawie prawnej oparte jest przetwarzanie i jaki jest jego cel. W przypadku gdy na podstawie przepisów szczególnych ADO nie będzie zobowiązany do realizacji któregokolwiek z ww. praw, udzieli w tym zakresie stosownych wyjaśnień osobie, której dane dotyczą.

ADO informuje również, o przysługującym prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego
w przypadku gdy dane osobowe są przetwarzane w sposób niezgodny z obowiązującym prawem. Organem nadzorczym w kwestii ochrony danych osobowych jest Prezes Urząd Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2; 00 – 193 Warszawa).

11

OBOWIĄZEK/DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

Podanie ADO danych osobowych, które są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) i f) RODO tj. na podstawie zgody oraz uzasadnionego interesu ADO jest dobrowolne. Gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, wówczas podanie danych jest wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Podanie danych objętych art. 6 ust. 1 lit. c) RODO tj. obowiązkiem prawnym ciążącym na ADO jest warunkiem ustawowym.

Niepodanie danych osobowych w zależności od konkretnej przesłanki przetwarzania określonej powyżej, może skutkować brakiem możliwości realizacji przez ADO poszczególnych celów, dla których dane osobowe są pobierane.

12

REALIZACJA PRAW, OSÓB KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

ADO komunikuje się z osobą, której dane dotyczą w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem, a także prowadzi komunikację w sprawie przetwarzania. Informacji udziela się na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach – elektronicznie, jak również ustnie, o ile potwierdzi się tożsamość osoby, której dane dotyczą. Odpowiedzi udziela się bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie miesiąca od otrzymania żądania ADO poinformuję osobę, której dane dotyczą
o takim przedłużeniu terminu. ADO w ramach powyższej komunikacji nie pobiera opłat, może jednak pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań. Jeżeli żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, ADO może odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

13

ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI, W TYM PROFILOWANIE Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany jak również nie podlegają profilowaniu.