Kroki, które należy podjąć przed rozpoczęciem importu lub eksportu

Wstęp

Zanim rozpocznie się proces importu lub eksportu, istnieje wiele czynności które należy wykonać aby import i eksport był płynny, skuteczny i przyniósł oczekiwany wynik finansowy.
Poniżej przedstawiono niezbędne działania, które przygotują przedsiębiorcę do importowania lub eksportowania towarów, minimalizując ryzyko komplikacji i opóźnień.

2.Dokładne zaplanowanie importu lub eksportu

Planowanie jest kluczowe w każdej operacji handlowej. Należy zdefiniować cele importu lub eksportu, wybrać produkty, ustalić ich jakość ustalić źródła dostaw oraz przeanalizować koszty: (transportu, magazynowania, dystrybucji) i potencjalne ryzyka (np.brak rynku zbytu, zbyt wysoka marża) Plan powinien uwzględniać także harmonogram importu lub eksportu uwzględniając ( np: czas oczekiwania na transport, czas rozładunku, ewentualne przestoje na granicy,) oraz strategie zarządzania łańcuchem dostaw w celu (np uniknięcia wstrzymania produkcji z powodu braku półproduktów, lub kar wynikających z opóźnień w dostawach).

Analiza przepisów celnych i podatkowych  (art 03)

Każdy importer jak i eksporter, uwzględniając tożsamość swoich towarów, powinien zweryfikować przepisy celne, podatkowe i inne obowiązujące w kraju importu lub eksportu oraz kraju pochodzenia towarów. Ta analiza powinna uwzględniać cła, podatki, ewentualne zakazy importu i eksportu oraz dodatkowe wymagania w zakresie dokumentów towarzyszących przesyłce.

3.Wybór odpowiedniego dostawcy

Wybór wiarygodnego dostawcy ma kluczowe znaczenie dla sukcesu operacji importowej i eksportowej. Należy dokładnie zweryfikować potencjalnych dostawców pod kątem ich doświadczenia i jakości oferowanych produktów, zdolności do spełnienia wymagań kontraktu, wywiązywania się z ustalonych terminów dostaw oraz wypłacalności.
Dokładne sprawdzenie kontrahenta może uchronić importerów i eksporterów od nieświadomego uczestnictwa Np (Karuzeli podatkowej) lub utratę wpłaconych zaliczek czy przedpłat za towar.

4.Ustalenie warunków umowy

Umowa jest ważnym dokumentem w szczególności w sytuacji ewentualnych sporów, powinna być przejrzysta aby zminimalizować ryzyko nieporozumień.
Jednymi z warunków umowy handlowej powinny być.

1. a) Incoterms 2020 (tzw międzynarodowe warunki sprzedaży, które wskazują odpowiedzialność kupującego i sprzedającego na poszczególnych etapach transportu). Informują również o tym czy przesyłka jest ubezpieczona czy też nie.
2. b) wykaz niezbędnych dokumentów powinien uwzględniać ( certyfikaty pochodzenia, świadectwa zdrowia, deklaracje zgodności, deklaracje właściwości użytkowych, certyfikaty jakości).
3. c) metody płatności i termin na zapłatę.
4. d) jeżeli kupujący i sprzedający są ze sobą powiązani (osobowo bądź kapitałowo) informację czy powiązanie to wpłynęło na wartość towaru – jeżeli tak, to konieczne mogą okazać się dokumenty dotyczące cen transferowych.
5. e) inne w zależności od uznania (np pochodzenie towaru w obliczu obowiązujących nas sankcji (Sankcje UE wobec Rosji w sprawie Ukrainy (od 2014 r.)
6. Przygotowanie niezbędnej dokumentacji

Dokumentacja jest fundamentem każdej transakcji importowej i eksportowej. Rodzaj i zakres dokumentacji uzależniony jest od rodzaju towaru będącego przedmiotem importu czy eksportu. Należy sporządzić i sprawdzić wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak: faktury handlowe (czy zawierają wszystkie niezbędne dane do sporządzenia zgłoszenia celnego), listy przewozowe, certyfikaty pochodzenia oraz wszelkie inne wymagane certyfikaty, świadectwa i zezwolenia.
Szerzej temat dokumentacji zostanie przedstawiony w naszym następnym cyklicznym artykule za tydzień. art 06.

6. Ubezpieczenie towarów

Ubezpieczenie towarów na czas transportu jest niezwykle ważne, zwłaszcza w przypadku transportu międzynarodowego. Oferuje ochronę przed uszkodzeniem lub utratą towaru, co jest istotnym elementem zarządzania ryzykiem. Należy pamiętać, że koniecznie poinformować swojego agenta celnego o ubezpieczeniu towaru – jest to element uwzględniany w zgłoszeniu celnym w części dotyczącej wartości celnej towaru.

7. Wybór odpowiedniej agencji celnej

Wybór doświadczonej agencji celnej, jest decyzją, która może znacząco wpłynąć na sukces całego przedsięwzięcia. Agencja celna powinna posiadać wiedzę specjalistyczną, aby móc doradzić, zweryfikować poprawność i kompletność dokumentów oraz sprawnie przeprowadzić cały proces odprawy celnej.

8.Wybór biura rachunkowego.

Ujęcie importu oraz eksportu w księgach handlowych jest jednym z ostatnich etapów importu/eksportu. Poprawne i terminowe wskazanie operacji celnych w deklaracjach podatkowych importera i eksportera ma znaczenie nie tylko rozliczeniowe, ale również finansowe. Należy mieć na uwadze, że niektóre operacje celne wymagają przekazania w ustawowych terminach deklaracji podatkowych, a ich brak bądź nieprawidłowe wypełnienie wiąże się z koniecznością uiszczenia należności celno-podatkowych z odsetkami bądź czasowe odebranie uprawnienia np. do uproszczonego tryby rozliczania podatku VAT z tytułu importu.

Podsumowanie

Wszystkie wymienione czynności stanowią podstawę do skutecznego i efektywnego procesu importu i eksportu. Każdy z nich wymaga uwagi i starannego przygotowania, co w konsekwencji przyczynia się do minimalizacji ryzyka i zwiększenia szans na sukces w działalności importowej lub eksportowej. Dzięki dokładnemu zaplanowaniu, wyborze odpowiednich partnerów w tym biura rachunkowego i współpraca z doświadczoną Agencją Celną Portalls sp z.o.o.może dodatkowo ułatwić ten proces i zapewnić spokój ducha a proces importu oraz eksportu może być prowadzony sprawnie i zgodnie z oczekiwaniami.